برگزاری جلسه درسطح هیئت مدیره ، مدیران ارشد و تصمیم گیرنده

 

مجموعه متقاضی بایستی مشخصاً مدیران تصمیم گیر مجموعه خودرا بطور شفاف معین و معرفی کند. ممکن است یک مجموعه اعضای هیئت مدیره افراد تصمیم گیرنده باشند ویا دریک مجموعه دیگر مدیر عامل بهمراه معاونان افراد تصمیم گیرنده باشند. البته درخیلی ازشرکتها و سازمانها ظاهرا مدیر عامل و معاونان و بعضی دیگر هیئت مدیره افراد تصمیم گیرنده هستند. درحالیکه درواقعیت موضوع ، افراد دیگری بطور غیر مستقیم برروی تصمیمات استراتژیک مدیران موثر هستند. مانند دوستان ، اقوام ، ویاحتی همسر آنها! مشارکت همگانی درمجموعه ها درخیلی مواقع فقط درحد شعار بوده و مدیر مجموعه یاخود محور بوده ویا ازافراد دیگری که ذکر شد تاثیر میپذیرد. درهر حال هرسازمان درقدم اول جهت اخذ تصمیم طراحی و پیاده سازی استانداردها بایستی این افراد واقعاً واقعاً واقعاً شناسایی شده و دریک جلسه اختصاصی دورهم جمع شوند. همچنین لازمست ازیک مشاور و یاکارشناس حرفه ایی و مسلط به سیستم مدیریت کیفیت و ایزو دعوت گردد و قبل ازاخذ هر تصمیمی، کلیات پروژه طراحی و پیاده سازی ایزو تشریح شده و نقشه راه، وظایف، اختیارات و مسئولیتها تعیین گردد. پس ازتوجیه کامل و واقعی افراد حاضر درجلسه ، بااکثریت حداقل 75 درصدی آرا مثبت تصمیم گیری نهایی و استراتژیک اتخاذ گردد. درجلسه اولیه خیلی مهم هست تاافراد حاضر واقعاً تصمیم گیر باشند وبطور جدی روی موضوع فکرنکنند واز رفتارهای هیجانی و مخرب همچون کلاس گذاشتن ، گرفتن حس تقلید از کشورهای پیشرفته و نشان دادن خود بعنوان دوستدار سیستم بطور کاذب خودداری نمایند.

همچنین اگر جلسه اولیه بدون حضور افراد تصمیم گیرنده کلان و رده بالا تشکیل گردد و بابهانه هایی همچون وقت نداشتن مدیران اصلی ویا وجود نماینده ویا وکیل ایشان نمیتوان جلسه فوق رابه نحو احسن پیش برد. تجربه ثابت کرده اگربه جلسات اولیه بدون حضور دست اندرکاران پیدا و پنهان اصلی برگزارشود پروزه باشکست مواجه میشود. ثبت کلیه موارد مطروحه و تصمیمات ماخوذه درصورتجلسه مکتوب الزامیست.

چنانچه اگر مقرر شدکه سیستم مدیریت کیفیت یاهر سیستم دیگری طراحی و پیاده سازی گردد میتوان مجوز خروج ازگام اول راگرفت و گام بعدی رابرداشت.

تهیه کننده: مجید کریمی علویجه – مشاور ارشد سیستمهای مدیریتی